Pomoc / Finanse i rozliczenia
Zapisz koszt i przygotuj dane do księgowości
Koszty, ewidencja, KPiR, okres, wyciąg bankowy i kontrola eksportów.
Zanim zaczniesz
- Potrzebujesz dostępu do księgowości lub kosztów właściwej firmy. Przygotuj dokument źródłowy, okres, kontrahenta, daty i kwoty.
- Parametry podatkowe, kategorie i amortyzację ustal z osobą prowadzącą księgowość. Ta instrukcja opisuje obsługę pól i stanów interfejsu.
Dodaj i sprawdź koszt
Wybierz Finanse → „Dodaj koszt” albo otwórz „Koszty i wydatki”. Przed dodaniem wyszukaj numer dokumentu, aby uniknąć ponownego wpisania kosztu.
W formularzu sprawdź typ i numer dokumentu, datę, termin płatności, kontrahenta, kategorię, opis oraz kwoty. Wartości VAT i odliczenia wpisz zgodnie z ustalonym rozliczeniem.
Przy odczycie skanu wybierz obraz albo PDF do 8 MB. Wskaż właściwy podmiot. Wynik odczytu trafia do sprawdzenia, więc porównaj numer, kontrahenta, daty i wszystkie kwoty z oryginałem.
Zapisz i sprawdź pozycję w kosztach lub ewidencji. Akceptacja kosztu, zaksięgowanie i jego opłacenie są oddzielnymi czynnościami.
Obsłuż koszty dostawców i zwroty pracownicze
Sekcja kosztów rozdziela sprawy według etapu. Sprawdź źródło pozycji, podmiot, kontrahenta, termin i kwotę. Przy koszcie pracowniczym wskaż właściwą osobę i sposób rozliczenia, np. płatność dostawcy lub płace, zgodnie z polityką firmy.
Kandydat ze skrzynki lub wcześniejszych zapisów wymaga świadomego przyjęcia do obiegu. Sam e-mail z fakturą nie potwierdza kosztu. Sprawdź również, czy dokument został już dodany inną drogą.
Sprawdź ewidencję, KPiR i okres
W „Ewidencja i KPiR” wybierz właściwy widok oraz okres. Odróżnij zapisane wpisy od propozycji wymagających decyzji. Przed przyjęciem sugestii sprawdź dokument źródłowy i kategorię.
W ewidencji filtruj po typie i źródle oraz wyszukuj numer lub kontrahenta. Otwórz szczegóły pozycji, która nie zgadza się z dokumentem.
W „Okresie podatkowym” sprawdź miesiąc lub kwartał i stan rozliczenia. Porównaj podsumowania z ewidencją. Wartości w podsumowaniu lub symulacji nie potwierdzają złożenia deklaracji ani zapłaty podatku.
Przy pracy w KPiR możesz przygotować CSV dla wybranego okresu. W „Ustawieniach finansów” sprawdź zapisane parametry, okresy oraz reguły księgowania przed ich zmianą.
Sprawdź wyciąg bankowy i środki trwałe
W widoku „Bank” sprawdź „Podmiot prawny” i „Aktywne połączenie”. Jeśli połączenia brakuje, uzupełnij źródło, nazwę i maskowany rachunek, a następnie wybierz „Dodaj połączenie”. Rejestracja połączenia nie potwierdza automatycznego pobierania danych z banku.
W polu „Import transakcji” przygotuj wiersze zgodnie ze wzorem widocznym pod polem: data, kwota, kontrahent, tytuł, referencja i kierunek, rozdzielone średnikami. Porównaj dane ze źródłem przed „Importuj i dopasuj”. Ten widok nie jest formularzem wgrywania plików MT940.
Sprawdź zapisane wpływy i propozycje powiązania z fakturami. Przejrzyj konkretną transakcję przed decyzją o dopasowaniu; „Przelicz sugestie” bez nowych wierszy ponawia ocenę istniejących danych. Import i dopasowanie nie zlecają przelewu.
W widoku „Środki” dodaj środek trwały z nazwą, numerem inwentarzowym, datą i wartością zakupu. Kategorię, metodę, stawkę i początek amortyzacji wpisz zgodnie z ustaleniami księgowymi.
Przed likwidacją otwórz właściwy środek i sprawdź jego numer. Wpisz przyczynę dopiero po potwierdzeniu decyzji. Nie usuwaj pozycji tylko po to, aby poprawić błędny import.
Zweryfikuj JPK i pliki dla księgowości
W „JPK” sprawdź podmiot, NIP, nazwę i okres. Po przygotowaniu pliku sprawdź podgląd oraz pobrany XML. W obecnym zaawansowanym generatorze działanie przygotowuje V7M także po wskazaniu innych typów na liście. Dla V7K lub FA uzgodnij właściwą ścieżkę z księgowością; nie wysyłaj pliku na podstawie samej etykiety przycisku.
Wygenerowanie albo pobranie XML nie potwierdza wysyłki do urzędu ani otrzymania UPO. Sprawdź osobno wynik faktycznie wykonanej operacji.
W widoku „Eksport” przycisk „Generuj paczkę miesiąca” przygotowuje podsumowanie kompletności. Sprawdź okres, liczbę faktur i kosztów, pliki UPO/PDF/XML/QR, uwagi oraz rozbicie na podmioty. To podsumowanie nie jest pobranym archiwum ZIP i nie potwierdza przekazania dokumentów księgowości. Potrzebne pliki pobieraj z odpowiednich dokumentów i dostępnych eksportów, np. PDF faktury oraz CSV KPiR.
W „Raportach” porównuj ten sam okres i zakres danych. Przychód, otwarte należności i przepływ pieniędzy opisują różne wartości.
Jeśli widzisz „Pomoc w finansach”, sprawdź dostępność w planie i koszt, a następnie użyj „Uruchom analizę” lub „Odśwież analizę”. Porównaj rekomendacje z dokumentami i datą analizy. Uruchomienie podsumowania AI nie zatwierdza kosztów, nie wysyła deklaracji i nie wykonuje płatności.
Gdy odczyt lub import się nie udał
Skan odczytano błędnie
Popraw dane przed akceptacją. Przy nieczytelnym dokumencie przygotuj wyraźniejszy plik albo wpisz koszt ręcznie. Nie akceptuj wartości tylko dlatego, że zaproponowało je AI.
Puste podsumowanie lub błąd wczytania
Sprawdź okres i firmę, a potem ponów odczyt. Błąd danych nie potwierdza braku kosztów ani zerowego podatku.
Nieznany wynik importu lub brak pliku
Sprawdź zapisane koszty, transakcje i pobrane pliki przed ponowieniem. Przy braku potwierdzenia zgłoś nazwę narzędzia, okres, godzinę i komunikat, bez przesyłania pełnego wyciągu bankowego.