Pomoc / Finanse i rozliczenia
Przygotuj fakturę i sprawdź jej dalszy obieg
Od danych podmiotu i szkicu do PDF, wysyłki, korekty oraz statusu KSeF.
Zanim zaczniesz
- Wybierz firmę i sprawdź dostęp do finansów. Przygotuj dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje, daty, sposób płatności oraz wartości sprawdzone z osobą odpowiedzialną za rozliczenie.
- Do obsługi KSeF potrzebne jest połączenie właściwego podmiotu z odpowiednim środowiskiem. Dane uwierzytelniające wpisuj wyłącznie w przeznaczonym do tego formularzu.
Wybierz zadanie i sprawdź sprzedawcę
Otwórz Finanse → Zadania finansowe. Znajdziesz tam sprawy wymagające dalszej obsługi, np. wizyty do faktury, koszty do akceptacji, zaległe należności i KSeF do domknięcia. Otwórz konkretną sprawę zamiast tworzyć dokument od nowa.
Sprawdź podmiot, który ma wystawić dokument. Centrum podmiotów pozwala dodać nazwę, NIP, typ i walutę oraz ustawić podmiot domyślny. Wybór innego podmiotu nie zmienia aktywnej firmy w portalu.
Dane i ustawienia finansowe sprawdzaj przed przygotowaniem dokumentu. Nie ustalaj rodzaju rozliczenia lub stawki podatku na podstawie samych wartości domyślnych formularza.
W części „Kontrahenci” przy fakturach sprawdzisz zapisane dane nabywców i przygotujesz dokument dla wybranej osoby lub firmy. Przed dodaniem nowego wpisu wyszukaj nazwę i NIP. Jeżeli widzisz podobne rekordy, porównaj je przed edycją lub połączeniem; podobna nazwa nie potwierdza tej samej strony dokumentu.
Utwórz i zweryfikuj szkic
Wybierz „Wystaw fakturę”. W oknie „Nowa faktura” sprawdź typ dokumentu, numer oraz daty wystawienia, sprzedaży i płatności.
Wskaż podmiot sprzedawcy. Wyszukaj kontrahenta albo uzupełnij nabywcę. Po odczycie danych po NIP porównaj nazwę i adres z dokumentami kontrahenta. E-mail sprawdź szczególnie uważnie, jeśli planujesz wysyłkę.
Dodaj pozycje: nazwę, ilość, jednostkę, cenę netto i VAT. Sprawdź sumy netto, VAT i brutto, walutę, metodę płatności oraz rachunek. Ilość i suma dokumentu muszą być dodatnie, a cena nie może być ujemna.
W razie potrzeby ustaw szablon i dane zamówienia. Odróżnij uwagi „Na fakturze” od uwag „Dla zespołu”. Następnie wybierz „Utwórz szkic” i sprawdź zapisany dokument.
Sprawdź PDF, historię i wysyłkę
W „Fakturach” odfiltruj szkice lub wyszukaj numer. Otwórz szczegóły i podgląd. Porównaj strony, pozycje, kwoty i termin z ustaleniami.
Jeśli dokument jest gotowy i masz odpowiednią akcję, wystaw go. Pobierz PDF i otwórz pobrany plik. Sam podgląd lub pobranie PDF nie potwierdza KSeF.
Przed wysyłką sprawdź e-mail nabywcy. Akcja wysłania jest osobnym poleceniem. Po niej sprawdź komunikat i historię dokumentu; brak potwierdzenia odbioru wyjaśnij przed wysłaniem kolejnej kopii.
Płatności, linki płatnicze i przypomnienia obsługuj z odpowiednich części dokumentu lub sekcji „Płatności klientów”. Status dokumentu i faktyczna wpłata wymagają porównania.
Użyj właściwej operacji dla proformy lub korekty
W szczegółach dokumentu część operacji pojawia się zależnie od typu. Dla proformy możesz znaleźć przekształcenie w fakturę, a dla dokumentu sprzedaży przygotowanie korekty. Sprawdź powiązany dokument, przyczynę i pozycje korekty, zanim zapiszesz szkic.
Nie zastępuj korekty usunięciem wystawionego dokumentu ani przypadkową zmianą jego numeru. Jeśli nie ma oczekiwanej operacji, sprawdź typ, status i dostęp z osobą prowadzącą rozliczenie.
Sprawdź wynik KSeF dla konkretnego dokumentu
Otwórz Finanse → KSeF albo część KSeF w szczegółach faktury. Sprawdź podmiot i środowisko: test, demo albo produkcja.
Przeczytaj blokady i wyniki sprawdzenia danych. Jeśli wymagane jest sprawdzenie operatora, przejrzyj dokument przed decyzją. Zapis tokenu lub konfiguracji nie jest wysłaniem faktury.
Po zleceniu operacji odśwież jej status. Rozróżniaj kolejkę, oczekiwanie, odrzucenie i przyjęcie. Sprawdź numer KSeF oraz dostępne potwierdzenie UPO lub inne pliki powiązane z tą próbą.
Przy odrzuceniu najpierw odczytaj powód. Przy wyniku nieznanym odśwież stan, zanim użyjesz ponowienia. Nie wykonuj kilku wysyłek tylko dlatego, że odpowiedź jeszcze się nie pojawiła.
Gdy szkic lub dalsza operacja jest zablokowana
Nie można zapisać szkicu
Sprawdź obie strony dokumentu, nazwy pozycji, dodatnie ilości, ceny oraz sumę. Po zmianie firmy otwórz formularz ponownie; nie przenoś starego szkicu do innej firmy przez zmianę adresu strony.
Dokumentu nie widać lub wynik operacji jest nieznany
Wyczyść filtry typu, statusu i okresu. Odśwież listę oraz historię konkretnego dokumentu przed utworzeniem kopii. Przy błędzie zgłoś numer, identyfikator dokumentu, firmę i godzinę próby.
Nie działa PDF, wysyłka lub KSeF
To osobne etapy. Sprawdź odpowiedni komunikat, e-mail nabywcy albo połączenie podmiotu. Nie wklejaj tokenu KSeF, klucza integracji ani całej faktury do zgłoszenia problemu.