Pomoc / Wizyty i wiadomości
Dodaj wizytę z kalendarza: pełny formularz
Kliknięcie godziny otwiera więcej ustawień niż szybki kreator. Sprawdź dane wizyty, bufory czasu, powiązania i adres usługi mobilnej.
Zanim zaczniesz
- Wybierz właściwą firmę. Potrzebujesz dostępu do Kalendarza i prawa dodawania wizyt, a także widocznego kontaktu, usługi i pracownika.
- Przy kilku placówkach sprawdź przypisanie pracownika do miejsca. Pola stanowiska i powiązań zależą od konfiguracji oraz dostępnych danych.
Kliknij wolną godzinę, nie przycisk na pasku
Otwórz Kalendarz i przejdź do dnia, w którym ma odbyć się wizyta. Wybierz widok z siatką godzin, np. „Dzień” lub „Tydzień”.
Kliknij wolne miejsce przy wybranej godzinie. Otworzy się okno „Nowa wizyta” z polami na jednym ekranie i przyciskiem „Więcej opcji”. Kliknięcie istniejącej wizyty służy jej otwarciu, nie dodaniu nowej.
Sprawdź datę i pole „Początek”. Nie zakładaj, że kliknięcie siatki ustawiło wszystkie dane, zwłaszcza osobę i lokalizację.
Jeśli widzisz cztery kroki Usługa, Klient, Termin i Potwierdź, jesteś w szybkim kreatorze. Obie ścieżki służą dodaniu wizyty, ale nie mają identycznego zestawu opcji.
Uzupełnij podstawowe dane
Wybierz „Usługa”. Sprawdź, czy jej skonfigurowany czas trwania odpowiada ustaleniom z klientem.
Wybierz „Lokalizacja”, jeśli pole jest widoczne, a następnie „Pracownik”. Lista osób jest zawężona do zespołu przypisanego do wybranego miejsca.
W polu „Klient” wybierz istniejący kontakt. Jeśli go brakuje, dodaj go w CRM zgodnie z instrukcją pierwszej wizyty, bez tworzenia duplikatów.
Sprawdź „Data” i „Początek” oraz ewentualne stanowisko. Przed zapisem porównaj termin z grafikiem i dostępnością zasobów.
- Usługa, miejsce i osoba. Dobierz usługę i pracownika przypisanego do właściwej lokalizacji.
- Klient i termin. Sprawdź kontakt, dzień oraz godzinę początku, zanim zlecisz zapis.
- Więcej opcji. Rozwiń dodatkowe ustawienia opisane w kolejnych sekcjach.
Rozwiń „Więcej opcji”
„Tytuł wizyty (opcjonalne)” możesz pozostawić pusty. Formularz przewiduje wtedy tytuł na podstawie usługi i klienta. W „Notatkach” wpisuj tylko informacje potrzebne do obsługi, nie pełną dokumentację poufną.
„Czas przygotowania (min)” i „Czas sprzątania (min)” opisują dodatkową blokadę przed wizytą i po niej. Wybierz potrzebny bufor; „Brak” nie dodaje takiego czasu. Po zapisie sprawdź zajętość w kalendarzu.
„Nie wysyłaj prośby o opinię po wizycie” dotyczy prośby o opinię. Nie jest globalnym wyłącznikiem SMS-ów, potwierdzeń i przypomnień ani zgodą klienta na kontakt.
Nie musisz uzupełniać wszystkich pól. Wybierz tylko ustawienia potrzebne dla tej wizyty. Po rozwinięciu przewiń wnętrze okna, aby dotrzeć do dalszych sekcji.
- Bufory czasu. Dodatkowy czas przed usługą i po niej ustawiasz niezależnie.
- Powiązania. Projekt Workspace i szansa CRM to powiązania z istniejącymi rekordami, nie tworzenie nowych.
- Usługa mobilna. Adres wykonania usługi wpisz tutaj, jeśli wizyta wymaga dojazdu.
Powiąż sprawę i podaj adres dojazdu
W „Integracja z Workspace” wybierz istniejący projekt, jeśli wizyta jest jego częścią. Jeśli pojawi się pole zadania, sprawdź jego przynależność do wybranego projektu. Brak pozycji może wynikać z dostępu lub braku danych.
W „Powiązanie z CRM” możesz wybrać istniejącą „Szansę sprzedażową (Deal)”. Pozostaw „Brak powiązania”, jeśli wizyta nie dotyczy takiej sprawy.
Dla usługi mobilnej uzupełnij „Adres” i ewentualne „Uwagi dojazdu”. To miejsce wykonania usługi, nie wybór placówki firmy z górnej części formularza. Nie zapisuj zbędnych kodów dostępu ani poufnych informacji.
Wizyty cykliczne: sprawdź podgląd przed zapisem
Przycisk „Ustaw powtarzanie wizyt” otwiera osobne okno z częstotliwością, dniami tygodnia i zakończeniem serii. Samo otwarcie tego okna nie tworzy wizyt.
Zapisz raz i sprawdź wynik
Porównaj usługę, klienta, osobę, miejsce, datę, godzinę i dodatkowe ustawienia. Jeśli chcesz zrezygnować, wybierz „Anuluj”; przy pytaniu o niezapisane zmiany potwierdź ich odrzucenie tylko wtedy, gdy rzeczywiście chcesz je porzucić.
Wybierz „Utwórz wizytę” jeden raz. Przeczytaj komunikat wyniku. Jeśli formularz informuje o zmianie lub konflikcie terminu, sprawdź datę i godzinę ponownie.
W kalendarzu odszukaj zapisaną wizytę i otwórz jej szczegóły. Po błędzie lub przerwie połączenia najpierw sprawdź, czy zapis się zakończył, zamiast tworzyć kopię.
Zapis wizyty i doręczenie powiadomienia to osobne wyniki. Potwierdzenie nowej wizyty oraz przypomnienie mają odrębne ustawienia. Nie dodawaj drugiej rezerwacji tylko po to, by ponowić SMS.