Pomoc / Wizyty i wiadomości
Dodaj klienta i pierwszą wizytę
Od kontaktu w CRM do sprawdzenia wizyty w kalendarzu. Zobacz, gdzie wybrać usługę, osobę i termin oraz jak odróżnić zapis od wysłania wiadomości.
Zanim zaczniesz
- Wybierz firmę, w której chcesz pracować. Potrzebujesz dostępu do CRM i Kalendarza oraz prawa dodawania danych.
- Przygotuj usługę i dostępność osoby, która ją wykonuje. Jeśli korzystasz z kilku placówek lub stanowisk, sprawdź ich przypisania.
- Do samego zapisania wizyty nie potrzebujesz połączenia z Google. Wysyłka powiadomień ma osobne warunki i ustawienia.
Dwa sposoby dodania wizyty
Przycisk „Nowa wizyta” na pasku Kalendarza otwiera szybki kreator: Usługa → Klient → Termin → Potwierdź. Tę ścieżkę opisujemy poniżej. Jest wygodna, gdy zaczynasz od wyboru usługi i szukasz dostępnej godziny.
Kliknięcie wolnej godziny w siatce kalendarza otwiera pełny formularz. Oprócz podstawowych danych ma „Więcej opcji”, m.in. czas przygotowania i sprzątania, powiązania z projektem oraz adres usługi mobilnej. To inny widok, nie kolejny krok szybkiego kreatora.
Znajdź klienta lub dodaj kontakt
Otwórz Klienci (CRM). W polu „Szukaj w całej bazie: nazwa, email, telefon, firma” sprawdź, czy kontakt już istnieje. Jeżeli tak, użyj go w kalendarzu, zamiast tworzyć drugą kartę.
Jeżeli kontaktu nie ma, wybierz „Dodaj klienta”. W oknie „Nowy klient” wpisz imię i nazwisko. Uzupełnij tylko dane potrzebne do obsługi, np. telefon lub e-mail.
W sekcji „Zgody na kontakt” zaznacz wyłącznie rzeczywiście udzielone zgody. SMS wymaga uzupełnionego telefonu, a E-mail adresu e-mail. „Oferty” są osobną zgodą, nie zaznaczaj ich automatycznie.
Wybierz „Dodaj klienta”. Po zapisie odszukaj kontakt na liście i sprawdź jego dane. Jeśli pojawi się błąd albo niepewny wynik, najpierw sprawdź listę, nie dodawaj od razu kolejnej kopii.
- Dane kontaktowe. Imię i nazwisko to pole wymagane. Telefon i e-mail wpisz zgodnie z danymi klienta.
- Zgody na kontakt. Zapisz decyzję klienta dla właściwego kanału. Samo podanie numeru nie jest zgodą.
- Dodaj klienta. Ten przycisk zapisuje kontakt. Nie tworzy jeszcze wizyty.
Otwórz szybki kreator i wybierz usługę
Otwórz Kalendarz i wybierz „Nowa wizyta”. Formularz prowadzi przez cztery kroki: Usługa, Klient, Termin i Potwierdź.
W kroku „Usługa” wyszukaj i wybierz pozycję. Sprawdź jej nazwę, czas trwania i cenę. Wybierz „Dalej”.
W kroku „Klient” otwórz „Wybierz klienta”, wyszukaj istniejący kontakt i wybierz go. Sprawdź, czy to właściwa osoba, a potem przejdź dalej.
- Wyszukaj usługę. Wpisz fragment nazwy, żeby zawęzić listę.
- Sprawdź wybór. Zaznaczona pozycja pokazuje czas trwania i cenę. Nie wybieraj usługi tylko po podobnej nazwie.
- Przejdź dalej. Dalej otwiera wybór klienta. To jeszcze nie zapis wizyty.
Ustaw osobę, miejsce i termin
W kroku „Termin” sprawdź lokalizację i pracownika. Jeśli pojawia się pole „Stanowisko”, wybierz właściwy zasób zgodnie z organizacją pracy firmy.
Wybierz dzień, a potem godzinę z listy dostępnych terminów. Po zmianie pracownika lub lokalizacji sprawdź dostępność ponownie.
Wybierz „Dalej”. Jeśli nie ma godzin albo formularz zgłasza konflikt, sprawdź grafik, czas trwania usługi i przypisania. Nie usuwaj cudzej wizyty, żeby zwolnić termin.
- Osoba i miejsce. Sprawdź lokalizację, pracownika oraz stanowisko przed wyborem godziny.
- Dzień i godzina. Zaznacz dzień, a następnie dostępny termin. Na tym ekranie wizyta nie jest jeszcze zapisana.
Sprawdź podsumowanie i zapisz wizytę
W kroku „Potwierdź” porównaj usługę, klienta, termin, pracownika i lokalizację z ustaleniami. Użyj „Wstecz”, jeśli coś wymaga zmiany.
Notatki uzupełnij tylko wtedy, gdy są potrzebne. Nie wpisuj do zwykłej notatki poufnej dokumentacji ani danych, których nie potrzebujesz do obsługi tej wizyty.
Wybierz „Zapisz wizytę” jeden raz. Po zakończeniu sprawdź odpowiedni dzień w kalendarzu i otwórz zapisaną pozycję, żeby potwierdzić dane. Samo zamknięcie formularza nie jest dowodem zapisu.
- Sprawdź dane. To ostatni moment na porównanie wszystkich ustaleń przed zapisem.
- Zapisz wizytę. Ten przycisk zleca zapis. Wynik sprawdź w kalendarzu, a doręczenie wiadomości osobno.
Osobno sprawdź powiadomienie
Potwierdzenie nowej wizyty i przypomnienie przed wizytą mają osobne ustawienia w Ustawieniach → Powiadomienia.
Sprawdź kanał, tryb wysyłki, dane i zgodę klienta oraz dostępność wiadomości w pakiecie. W trybie do zatwierdzenia potrzebne jest osobne zatwierdzenie przygotowanej wiadomości.
Jeśli wiadomości brakuje, skorzystaj z instrukcji „SMS nie dotarł. Co sprawdzić?” poniżej.
Jeśli nie możesz dokończyć
Nie widzę przycisku albo właściwego klienta
Sprawdź wybraną firmę, filtr i zakres dostępu. Poproś właściciela o sprawdzenie modułu oraz prawa dodawania. Nie potrzebujesz roli administratora platformy. Dla przypisanych danych może być potrzebne powiązanie z kontaktem.
Nie ma usługi, pracownika lub wolnej godziny
Sprawdź konfigurację usługi, grafik i przypisania osoby do lokalizacji. Brak wolnych godzin różni się od błędu odczytu. Przy błędzie odczytu użyj „Spróbuj ponownie”; nie zakładaj, że grafik jest pusty.
Klient jest zapisany, ale zgody nie trafiły do rejestru
Nie dodawaj go ponownie. Sprawdź zapis zgód w module Dokumenty i zgody, zgodnie z faktyczną decyzją klienta. Jeśli problem wraca, zgłoś godzinę próby i nazwę firmy bez przesyłania danych kontaktowych.
Po zapisie wystąpił błąd lub przerwa w połączeniu
Otwórz właściwy dzień i odśwież kalendarz. Jeśli wizyta istnieje, nie zapisuj jej drugi raz. Gdy wynik pozostaje niejasny, przekaż wsparciu nazwę firmy, godzinę próby i komunikat. Brak odpowiedzi nie dowodzi braku zapisu.