Pomoc / Dokumenty i zgody
Przygotuj dokument, zbierz podpis i sprawdź zgody
Szkic, przegląd, podpis, archiwum i rejestr zgód klienta.
Zanim zaczniesz
- Wybierz przestrzeń firmową i upewnij się, że masz dostęp do dokumentów oraz potrzebnej czynności. Konto klienta nie daje dostępu do całej dokumentacji firmy.
- Przygotuj dane strony dokumentu, właściwy wzór i treść sprawdzoną przez odpowiedzialną osobę. Przed podpisem sprawdź tożsamość podpisującego i jego uprawnienie do podpisania tego dokumentu.
Wybierz wzór i przygotuj szkic
Otwórz Umowy i zgody → Nowy dokument. Dokumenty są dostępne także w Zespół → Umowy i podpisy. Wyszukaj wzór i sprawdź kategorię, zamiast wybierać pierwszy podobny tytuł.
Uzupełnij pola i powiąż dokument z właściwym klientem CRM, jeżeli dotyczy klienta. Sprawdź dane firmy, stron, zakres oraz warunki dokumentu.
Sprawdź administratora danych, kontakt, cel, zakres i zasady przechowywania. Wartości „Nie dotyczy” stosuj tylko wtedy, gdy odpowiadają sprawie.
Przygotuj szkic. Przeczytaj pełną treść w podglądzie albo edytorze, popraw ją i zapisz do sprawdzenia. Szkic z AI wymaga takiej samej kontroli jak dokument przygotowany ręcznie.
W „Szablonach” możesz wyszukać zapisany wzór, użyć go lub utworzyć kopię. Nowy wpis w bibliotece wymaga późniejszego sprawdzenia jego treści w kreatorze. Import szablonów z pliku jest obecnie zapowiedzią, więc nie traktuj przycisku importu jako wykonanego przeniesienia wzorów.
Przekaż sprawdzony dokument do podpisu
W kreatorze albo widoku „Wszystkie” otwórz pełną treść. Sprawdź tytuł, klienta, wszystkie pola i aktualną wersję.
Potwierdź sprawdzenie treści i wybierz „Do podpisu” lub „Przekaż do podpisu”, jeśli dokument i dostęp na to pozwalają.
Po zmianie danych formularza przygotuj szkic ponownie i jeszcze raz go sprawdź. Potwierdzenie wcześniejszej treści nie obejmuje zmian.
Sprawdź dokument na liście „Do podpisu”. Przekazanie do tego etapu nie składa podpisu i samo nie potwierdza wysłania klientowi wiadomości.
Zbierz podpis i sprawdź archiwum
Otwórz dokument w „Do podpisu” i pobierz pełną treść do podglądu. Daj podpisującej osobie możliwość przeczytania dokumentu.
Sprawdź imię i nazwisko podpisującego oraz akceptację dokumentu. Dopiero potem użyj pola podpisu i zapisz.
Przejdź do „Wszystkie” i sprawdź status oraz plik po podpisie. Przy braku PDF odróżnij zapis podpisu od zapisu pliku. Dostępna w szczegółach operacja ponownego przygotowania PDF pozwala uzupełnić ten etap.
Przy pobieraniu, podglądzie i wydruku sprawdź dokument oraz klienta. Jeśli przeglądarka zablokuje okno, zezwól na otwarcie okna dla portalu i ponów sam podgląd lub wydruk, zamiast zbierać podpis drugi raz.
Sprawdź zgody i obsłuż je na recepcji
W „Zgodach RODO” znajdź właściwego klienta i rodzaj zgody. Filtruj rejestr, a w razie potrzeby odśwież dane lub przygotuj dostępny eksport.
Wycofanie zgody wykonuj wyłącznie na podstawie rzeczywistej decyzji klienta. Przeczytaj dialog i sprawdź końcowy stan. Nie zaznaczaj zgody tylko po to, aby odblokować wysyłkę.
W „Zgodach na recepcji” wybierz lub dodaj właściwego klienta i otwórz formularz. Pozwól klientowi przeczytać treść i dokonać wyborów, a następnie zapisz.
Po potwierdzeniu zapisu sprawdź zgodę w karcie klienta. Wyczyść formularz przed następną osobą. Pełny ekran porządkuje widok, ale nie zastępuje nadzoru nad zalogowanym urządzeniem.
Kontroluj terminy i zasady przechowywania
W „Ryzykach i terminach” sprawdź dokumenty do przeglądu, oczekujące na podpis i wygasające. Otwórz właściwy dokument w „Wszystkich”, aby wykonać dalszą czynność. Podsumowanie nie jest pełną oceną prawną firmy.
W „Przetwarzaniu danych” sprawdź dane firmy i domyślne zasady używane przez nowe dokumenty. Brakujące dane firmy uzupełnij w jej profilu. Konkretny dokument zachowuje własny zapis tych danych z chwili przygotowania; późniejsza zmiana profilu nie poprawia automatycznie podpisanej treści.
Data retencji lub zasada usunięcia nie wykonuje automatycznie usunięcia ani anonimizacji. Przed usuwaniem dokumentu ustal wymagania z osobą odpowiedzialną i sprawdź, czy nie jest potrzebny do rozliczeń albo obsługi roszczenia.
Gdy dokument nie przechodzi dalej
Zablokowany podpis lub przekazanie do podpisu
Sprawdź pełną treść, brakujące pola, potwierdzenie przeglądu i dane podpisującego. Jeśli formularz był zmieniony, przygotuj aktualny szkic i sprawdź go ponownie.
Podpis zapisany, PDF niedostępny
Sprawdź szczegóły i status pliku w archiwum. Jeśli dostępna jest regeneracja podpisanego PDF, użyj jej dla tego dokumentu. Nie twórz kopii i nie zbieraj kolejnego podpisu bez wyjaśnienia stanu.
Brak dokumentów lub zgód po błędzie odczytu
Sprawdź firmę, klienta i filtry, a następnie odśwież dane. Przy zgłoszeniu podaj identyfikator dokumentu i komunikat. Nie dołączaj podpisu ani danych o zabiegu do ogólnego zgłoszenia.