Pomoc / Zespół i dostęp
Prowadź kartotekę i dokumenty pracownika
Dane zespołu, karta pracownika, kompetencje i dokumenty z terminem ważności.
Zanim zaczniesz
- Wybierz właściwą firmę. Potrzebujesz dostępu do odpowiednich zakładek Zespołu oraz prawa dodawania lub edycji danych, jeśli chcesz je zmieniać.
- Przygotuj dane pracownika i właściwy dokument. Plik kadrowy przypisujesz do konkretnej osoby, więc przed zapisem sprawdź imię i nazwisko.
Dodaj lub popraw dane w kartotece
Otwórz Zespół → Pracownicy. Wyszukaj osobę, a w razie potrzeby zmień filtr aktywnych i nieaktywnych. Listę możesz oglądać jako tabelę albo kafelki.
Wybierz „Dodaj pracownika” albo „Edytuj” w menu istniejącej osoby. Uzupełnij imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko i dział. Rola w zespole opisuje pracę tej osoby; dostęp do konta ma osobne ustawienia.
Sprawdź przełącznik aktywności i zapisz. Jeśli osoba ma otrzymać konto, skorzystaj ze ścieżki zaproszenia opisanej w oddzielnej instrukcji. Sam wpis w kartotece nie potwierdza przyjęcia zaproszenia.
Przy eksporcie najpierw ustaw filtry, a potem wybierz eksport. CSV obejmuje widoczne, odfiltrowane osoby. Przechowuj go w miejscu dostępnym tylko osobom obsługującym dane zespołu.
Sprawdź kartę jednej osoby i kompetencje
W „Karcie pracownika” wybierz właściwą osobę. Filtry statusu i roli pomagają znaleźć również osobę nieaktywną.
Przejdź do potrzebnej części karty: przeglądu, wyników, finansów, grafiku, dokumentów albo szkoleń. Sprawdź osobę i zakres dat przed odczytaniem kwot lub godzin.
W zakładce „Kompetencje” wybierz listę lub macierz. Porównuj zapisane umiejętności, poziomy i widoczne dowody ukończenia kursów. Puste pole oznacza brak zapisanego dowodu, a nie potwierdzony brak umiejętności.
Podsumowanie Zespołu pomaga znaleźć dzisiejszą obsadę, nieobecności i wygasające dokumenty. Szczegóły sprawdzaj w odpowiedniej zakładce. Przy błędzie odczytu nie ustalaj obsady ani braków kadrowych na podstawie pustego zestawienia.
Dodaj dokument i datę ważności
Otwórz Zespół → Dokumenty → „Dodaj dokument”. Wybierz pracownika, typ i czytelną nazwę, np. „Szkolenie BHP, październik 2026”.
Jeśli dokument ma termin ważności, wpisz datę wygaśnięcia. Osobno wybierz okres archiwizacji ustalony przez firmę. Termin ważności i okres przechowywania służą różnym celom.
Dodaj plik do 10 MB, w formacie oferowanym przez okno. Dla dokumentów tekstowych przygotuj czytelny PDF. Poczekaj na zakończenie przesyłania i komunikat zapisu.
Odszukaj pozycję na liście i otwórz podgląd lub pobierz plik. Sprawdź, czy dokument dotyczy właściwej osoby oraz czy zapisano prawidłowy termin.
Kontroluj terminy i zakres dostępu
Użyj filtrów typu oraz statusów „Ważne”, „Wygasające” i „Wygasłe”. Widok dokumentów sygnalizuje również terminy zbliżające się w ciągu 30 dni. Po dodaniu nowszego dokumentu sprawdź oba wpisy, zanim usuniesz starszy.
Widoczność karty, finansów i dokumentów zależy od uprawnień oraz zakresu danych. Zmiana statusu pracownika na nieaktywny w kartotece nie zastępuje sprawdzenia jego dostępu do konta w „Zespół i role”.
Gdy brakuje osoby lub dokumentu
Nie widać pracownika
Sprawdź firmę, wyszukiwanie i filtr nieaktywnych. Jeżeli pojawił się błąd odczytu, ponów odczyt przed dodaniem drugiej kartoteki tej samej osoby.
Plik nie został dodany
Sprawdź rozmiar i format. Przy komunikacie o sesji zaloguj się ponownie, a przy wymaganej weryfikacji potwierdź e-mail. Błąd uprawnień przekaż administratorowi z nazwą zakładki i komunikatem, bez załączania dokumentu kadrowego.
Brak podglądu albo ograniczony dostęp
Użyj pobrania, jeśli jest dostępne, lub poproś uprawnioną osobę o sprawdzenie rekordu. Nie przenoś dokumentu do publicznej galerii i nie udostępniaj danych logowania, aby ominąć ograniczenie.