Pomoc / Wizyty i wiadomości
Narzędzia kalendarza: znajdź termin, sprawdź dane i przygotuj dzień
Wyszukiwanie, filtry, panele, luki, import, raporty, lista oczekujących i pomoc AI. Sprawdź zakres działania i sposoby wyjścia z błędu.
Zanim zaczniesz
- Wybierz właściwą firmę i sprawdź oglądany dzień oraz filtry. Widoczność danych i narzędzi zależy od Twojej roli oraz przyznanego zakresu rekordów.
- Przegląd kalendarza wymaga dostępu do Kalendarza. Import i zmiany wymagają dodatkowych uprawnień; CRM, Zespół, Dokumenty i Rozliczenia mają własny dostęp. Przyciski administratora mogą być niewidoczne dla pracownika.
- Do zapytań i odczytu obrazu przez AI potrzebujesz kredytów. Otworzenie menu lub formularza nie jest zatwierdzeniem wysyłki wiadomości ani zapisu wizyty.
Gdzie jest potrzebna funkcja?
Lupka w górnym pasku portalu służy do wyszukiwania. Wybierz wynik wizyty i porównaj datę oraz aktywne filtry kalendarza.
Lewe wysuwane menu kalendarza zawiera wybór daty, filtry osób, lokalizacji i stanowisk oraz podsumowanie bieżącego widoku. W siatce godzin przełączysz tu także „Wygodny” lub „Kompaktowy”. Zmiana gęstości nie zmienia czasu wizyt.
Narzędzia nad siatką otwierają analizy, import, listę oczekujących, zasoby i raporty. Szanse sprzedaży oraz Zespół i grafik otwieraj z Paneli po prawej. Wybór jest ograniczony Twoimi uprawnieniami.
Panele po prawej pokazują kontekst firmy obok kalendarza. Na telefonie otwórz przycisk „Panele kalendarza”, a potem wybierz nazwę panelu. Escape lub „Zamknij panel kalendarza” zamyka panel.
W nagłówku dnia i tygodnia wybierz wydarzenie całodniowe albo „+ więcej”, aby otworzyć pełną listę. Przyciski obsługują Enter i spację; widoczność szczegółów zależy od Twojego dostępu.
Dobierz widok i odczytaj wizytę przechodzącą przez północ
Dzień i Tydzień pokazują godziny wizyt. Zespół układa terminy przy pełnych nazwach pracowników, a Stanowiska przy zasobach. Pozioma oś dopasowuje się do szerokości okna; przy wąskim ekranie można ją przewinąć. Sam pusty fragment siatki nie potwierdza dostępności osoby lub zasobu.
Wizyta przechodząca przez północ pojawia się w każdym dniu, którego dotyczy. Fragment kończący się na 24:00 należy do poprzedniego dnia; wpis kończący się dokładnie o północy nie zajmuje następnego dnia. W siatce godzin oznaczenia „Ciąg dalszy” i „Kontynuacja” pomagają rozpoznać części tej samej wizyty. Otwarcie szczegółów prowadzi do oryginalnego wpisu.
Fragmentu będącego kontynuacją z poprzedniego dnia nie przesuniesz osobno. Czas całej wizyty zmieniaj w jej formularzu; przeciąganie krawędzi fragmentu nie skraca oryginalnego wpisu. Oś godzin rozszerza się, gdy zapisany termin wykracza poza zwykły zakres.
Miesiąc pomaga wybrać dzień i rozwinąć jego pełną listę przez „+ więcej”. Rok służy do przeglądu dat: wybierz konkretny dzień, aby przejść do szczegółowego widoku. Menu daty dotyczy tego dnia; status i rozliczenie zmieniaj dopiero po wskazaniu właściwej wizyty.
Wybierz panel według sprawy
Podsumowanie dnia zbiera wizyty i sygnały operacyjne dla wybranego dnia. Szanse sprzedaży pokazują dostępne Ci sprawy CRM. Zespół i grafik pomaga sprawdzić dane zespołu i planowane nieobecności.
Terminy urzędowe zbierają dostępne terminy i dokumenty JPK. Dokumenty grupują wczytane sprawy w Uwaga, Bez alertów i Wygasłe. Licznik każdej zakładki dotyczy jej listy. Bez alertów może obejmować także dokumenty archiwalne, nie oznacza samych podpisanych. Rozliczenia pokazują dane finansowe z dostępnego zakresu. Nie każdy pracownik zobaczy wszystkie te panele.
Zgłoszenia i konflikty otwiera tę samą kolejkę co Centrum zgłoszeń i licznik w Briefingu dnia. Lista obejmuje aktywne oczekiwania, rezerwacje do sprawdzenia oraz dostępne Ci sprawy zamówień. Wygasły preferowany termin nie oznacza konfliktu dwóch wizyt. Po wejściu w szczegóły sprawdź status i termin.
Przycisk z nazwą aktualnie otwartego panelu jest wyróżniony. Możesz zwinąć listę paneli. Pozycję panelu na komputerze zmienisz uchwytem; jego przycisk działa również ze strzałkami góra/dół i klawiszem Home.
Rozpocznij pracę i sprawdź obecność zespołu
Otwórz Panele → Zespół i grafik i rozwiń Twój czas pracy. Status jest widoczny także po zwinięciu. Wybierz Rozpocznij pracę, określ tryb i opcjonalną notatkę, a następnie Potwierdź rozpoczęcie. Zapis dotyczy wyłącznie zalogowanego pracownika, z bieżącą datą i godziną w Polsce, niezależnie od daty oglądanej w kalendarzu.
Po rozpoczęciu zobaczysz stan z ewidencji HR i przycisk Zakończ pracę. Potwierdzenie zapisuje bieżące zakończenie i zamyka trwającą przerwę. Przerwy, projekty, grafiki i korekty obsłużysz przez Otwórz ewidencję w HR.
Dzisiaj w pracy pokazuje bieżące, otwarte wpisy dostępne zgodnie z uprawnieniami do obecności zespołu. Wybierz Odśwież obecność, aby pobrać najnowszy stan. Rozwiń Pozostałe statusy, aby zobaczyć zakończenia, zarejestrowane dniówki, brak wpisu lub wpisy wymagające sprawdzenia.
Otwarty wpis z wcześniejszego dnia lub kilka otwartych wpisów wymaga sprawdzenia w HR. Przy pojedynczej niezamkniętej zmianie wybierz Sprawdź wpis i zgłoś korektę w HR. Otworzy się formularz tego wpisu z pustym zakończeniem. Podaj faktyczne godziny i uzasadnienie; propozycja wymaga zatwierdzenia przez osobę z uprawnieniami. Kalendarz nie dopisuje nowej zmiany i nie zamyka automatycznie starego dnia.
Planowany grafik i nieobecności dotyczą okresu wybranego w kalendarzu. Nie są potwierdzeniem rozpoczęcia pracy. Dniówka potwierdza dzień bez bieżącego pomiaru godzin. Brak wpisu nie jest stwierdzeniem nieobecności. Dostęp do obecności zespołu nie daje dostępu do jego notatek, wynagrodzeń ani lokalizacji.
Przycisk czasu wymaga dostępu HR i konta powiązanego z pracownikiem. Administrator zarządza tym powiązaniem i uprawnieniami. Po błędzie zapis nie jest potwierdzany na podstawie samego kliknięcia; odśwież stan przed kolejną próbą.
Od licznika do zgłoszenia i powiadomienia
W Briefingu dnia wybierz „Otwórz zgłoszenia” albo kliknij dzwonek w górnym ribbonie → „Zgłoszenia do obsługi”. Otworzysz wspólną kolejkę. Liczba zgłoszeń do obsługi jest odrębna od liczby nieprzeczytanych powiadomień.
W Centrum zgłoszeń wybierz kategorię lub wpisz klienta, usługę albo numer rezerwacji. Liczba w nagłówku dotyczy całej wczytanej kolejki, a liczba nad listą uwzględnia filtry i wyszukiwanie. „Wyczyść filtry” wraca do pełnego widoku.
Otwórz „Szczegóły”, sprawdź datę i powiązanie z klientem, a następnie wybierz dostępne działanie. Sama wizyta na liście niczego nie zatwierdza i nie wysyła wiadomości.
Po błędzie widzisz komunikat z ponowieniem, zamiast zapewnienia o pustej kolejce. Jeśli zamówienia lub przesyłki są niedostępne, lista pokazuje ostrzeżenie o niepełnych danych.
Dzwonek pokazuje zapisane powiadomienia przeznaczone dla Ciebie w wybranej firmie. Nowy e-mail w już przypisanym wątku może utworzyć neutralne powiadomienie prowadzące do Skrzynki. Wątki nieprzypisane pozostają w Skrzynce; powiadomienia nie są rozsyłane całemu zespołowi. Powiadomienie nie tworzy samo zadania, leada ani projektu. Propozycję z maila przygotujesz i sprawdzisz osobno w Skrzynce.
Znajdź lukę i sprawdź konflikt
Wybierz „Wykryj luki” i sprawdź wstępne okna między zapisanymi wizytami. Gdy dzień jest pusty, wybierz godzinę bezpośrednio w kalendarzu. Pracownika, grafik pracy i zasoby sprawdzisz przed zapisem w formularzu.
Jeśli pojawia się kwota, jest oszacowaniem na podstawie znanych cen usług, które mieszczą się w danym oknie. Brak wyceny oznacza brak wystarczających danych.
Wybierz „Konflikty”, aby przejrzeć nakładające się terminy. Otwórz wskazaną wizytę i sprawdź osobę, stanowisko oraz godziny. Równoległe wizyty różnych osób nie muszą być konfliktem.
Heatmapa otwiera siatkę tygodnia i pokazuje natężenie zapisanych rezerwacji. Wybierz „Wyłącz heatmapę”, aby wrócić do zwykłej siatki. Sam kolor nie potwierdza dostępności pracownika; heatmapa nie zapisuje ani nie przesuwa rezerwacji.
Odczytaj analizę i pobierz raport
Wybierz „Analiza”, następnie zakres 7, 30 lub 90 dni. Daty analizy są widoczne w nagłówku; porównanie obejmuje taki sam poprzedni okres. Kliknij „Odśwież”, gdy chcesz ponowić odczyt.
Analiza i raport przypisują wizytę do okresu jej rozpoczęcia. Wizyta rozpoczęta przed początkiem raportu może być widoczna jako kontynuacja w kalendarzu, ale nie jest ponownie liczona w kolejnym okresie.
Sprawdź liczbę wizyt, ukończone i odwołane rezerwacje oraz nieobecności. Rozkład według dni i godzin dotyczy zapisanych wizyt; nie jest prognozą popytu ani dostępności zespołu.
Wartość wizyt sumuje zapisane ceny rezerwacji, z pominięciem odwołanych wizyt i nieobecności. Zapisane wpłaty korzystają z jawnie zapisanych kwot wpłat, a nie z samego statusu „Opłacona”. Pod kwotami sprawdź pokrycie danymi. Brak ceny lub kwoty wpłaty nie jest zerowym przychodem.
Porównaj usługi, zespół i źródła wizyt. Analiza nie zakłada ośmiogodzinnego dnia pracy, nie wylicza retencji z krótkiego okna ani nie dopisuje ocen pracowników. Eksport CSV pobiera dane z bieżącej analizy. Oddzielny „Raport kalendarza” ma własny wybór okresu i formatów.
W „Raporcie kalendarza” wybierz daty, pracownika lub lokalizację oraz CSV, Excel albo PDF. Wiersze zachowują dokładny status wizyty. „Wartość zrealizowanych” dotyczy wykonanych wizyt i nie jest kwotą otrzymanych wpłat.
Komenda, asystent i briefing dnia
„Komenda” otwiera listę skrótów do narzędzi. W zakładce rekomendacji wpiszesz polecenie AI. Przykład: „Pokaż jutro” albo „Przygotuj formularz wizyty na piątek o 14:00”.
„Asystent kalendarza” służy do rozmowy o terminach. Wpisz konkretne pytanie i świadomie wyślij je po sprawdzeniu szacowanego kosztu. Możesz zatrzymać odpowiedź; przy błędzie ponowić pytanie.
„Briefing dnia” zbiera priorytety i zapisane wizyty dla wybranego dnia. Nie wyznacza wolnych godzin z domyślnego grafiku. Brak czasu trwania lub ceny jest oznaczony jako brak danych. Licznik zgłoszeń otwiera wspólną kolejkę do obsługi.
AI może przygotować propozycję. Otwarcie formularza, zapis wizyty i wysyłka do klienta pozostają osobnymi czynnościami. Po zmianie firmy lub dostępu poprzednia rozmowa nie powinna pozostać w kalendarzu.
Pytając o wizyty, podaj dzień lub zakres dat. Godziny odnoszą się do strefy kalendarza. Przy ograniczonej liście wyników poproś o węższy zakres; częściowej listy nie traktuj jako pełnego zestawienia statusów. Raport kalendarza służy do sprawdzenia całego wybranego okresu.
Odczytaj termin z wiadomości lub zdjęcia
Wybierz „Wklej wiadomość” i wklej wiadomość zawierającą termin albo „Wizyty ze zdjęcia” i wybierz czytelny obraz grafiku. Udostępniaj tylko dane potrzebne do przygotowania wpisu.
Zdjęcie może mieć format JPG, PNG, WEBP lub GIF i rozmiar do 8 MB. Po błędzie komunikat pozostaje w formularzu; możesz poprawić plik lub ponowić odczyt. Sam odczyt nie zapisuje wizyty.
Uruchom odczyt i przejrzyj znalezione pozycje. Sprawdź klienta, usługę, datę, godzinę oraz czas trwania. Odrzuć błędnie rozpoznane wpisy; nie zatwierdzaj niepewnych danych.
W wiadomości najlepiej podaj osobno „Termin:” albo „Data:” i „Godzina:”. Te pola mają pierwszeństwo przed datą wysłania maila lub datą w nazwie klienta. Sama godzina bez daty wymaga uzupełnienia dnia; nieprawidłową datę popraw w wiadomości przed ponownym odczytem.
Zaznacz wybrane wpisy i zatwierdź je osobno. Odczyt przez AI nie jest jeszcze zapisaniem wizyt. Po zakończeniu porównaj wynik z kalendarzem.
Nie znaleziono terminu
Uzupełnij wiadomość o datę i godzinę lub użyj czytelniejszego obrazu. Możesz też dodać wizytę zwykłym formularzem.
Czas trwania lub godzina są nieprawidłowe
Popraw pola przed zapisem. W tej ścieżce czas musi mieścić się w obsługiwanym zakresie od 5 do 480 minut. Nie zmieniaj cennika, aby naprawić pojedynczy odczyt.
Przenieś wydarzenia z pliku ICS
Wyeksportuj plik ICS z poprzedniego kalendarza. W „Import ICS” wybierz plik do 5 MB, zawierający maksymalnie 250 wydarzeń.
Serie cykliczne zapisane jako reguła są pomijane z podaną przyczyną. Jeżeli chcesz je przenieść, wyeksportuj pojedyncze wystąpienia z poprzedniego kalendarza i sprawdź ich liczbę oraz daty w podglądzie.
Sprawdź podgląd tytułów, dat i godzin oraz przyczyny pominięcia pozycji. Podgląd zawiera tylko przyszłe wydarzenia trwające od 5 do 480 minut. Wydarzenia całodniowe, minione oraz krótsze lub dłuższe wpisy są pomijane przed podglądem. Plik może opisywać czas UTC albo strefę lokalną; godzina w podglądzie powinna odpowiadać właściwemu terminowi.
Zatwierdź import i odczytaj liczbę zapisanych i odrzuconych pozycji. Przy częściowym wyniku okno zachowuje błędne wpisy z opisem przyczyny. Popraw przyczynę i ponów tylko pozostałe pozycje; sprawdź wynik w kalendarzu.
„Import ICS” przenosi wpisy jako wydarzenia wewnętrzne, bez przypisywania fikcyjnego klienta lub usługi. Jest jednorazowym importem z pliku. Stałe połączenie z Google jest osobnym narzędziem opisanym poniżej.
Lista oczekujących i kontakt z klientem
Otwórz „Lista oczekujących”, sprawdź usługę, preferencje klienta i dostępne terminy. Dodając wpis, sprawdź kontakt i przypisanie pracownika.
Jeżeli klient rzeczywiście poprosił o SMS o zwolnionym terminie, zapisz tę prośbę przez osobne pole w formularzu. Pole jest domyślnie niezaznaczone. Sam telefon w CRM lub obecność na liście nie stanowią takiej prośby.
Przed powiadomieniem sprawdź adresata, kanał i treść. Komunikat przyjęcia wiadomości nie potwierdza jej doręczenia. Przy niejasnym wyniku sprawdź historię, zamiast wysyłać ponownie.
Gdy klient wybierze termin, otwórz formularz wizyty z listy i sprawdź wszystkie dane. Wysłanie SMS-a nie jest zarezerwowaniem godziny.
Przycisk planowania terminu pozwala wskazać nową datę i godzinę. Sama preferowana data nie ustawia godziny 00:00. Przy nieznanym lub minionym terminie wybierz przyszły początek wyszukiwania.
Zasoby i propozycje terminów
W „Zasobach” sprawdzisz gabinety, stanowiska i sprzęt. Nazwa zasobu, jego placówka, dostępność i limit równoczesnych rezerwacji powinny odpowiadać pracy firmy.
Dodając lub edytując zasób, wybierz „Kolor motywu” albo „Własny kolor” i wskaż kolor w próbniku. Zmiana koloru nie zmienia dostępności ani limitu rezerwacji.
W planerze terminu wybierz przyszłą datę i godzinę w strefie Europe/Warsaw, pracownika i konkretne zasoby albo dowolny dostępny zasób wybranego typu. Jedno sprawdzenie obejmuje do pięciu zasobów. Gdy lista jest nieaktualna lub odczyt się nie powiódł, odśwież dane.
Wybierz propozycję z potwierdzoną dostępnością, aby otworzyć formularz wizyty. Formularz obsługuje jedno stanowisko; propozycja wymagająca kilku zasobów pozostaje w planerze z wyjaśnieniem. Zasób niedostępny dla osoby lub lokalizacji jest czym innym niż zasób zajęty o tej godzinie. Sprawdź przeniesione dane; końcowy zapis ponownie sprawdza konflikty.
Google, przypomnienia, zlecenia i trasy
„Kalendarz Google” otwiera ustawienia połączenia i synchronizacji. Sprawdź konto, kalendarz docelowy, zakres udostępnianych danych oraz wynik synchronizacji. Import ICS nie zastępuje tego połączenia.
Połączenie Google służy do odczytu wydarzeń oraz zapisywania w Google terminów z Asystio. Nie daje dostępu do Gmaila. Węższa zgoda przy nowym połączeniu nie cofa automatycznie wcześniejszych uprawnień; zarządzasz nimi na swoim koncie Google.
„Przypomnienia” otwierają ustawienia SMS i e-mail. Potwierdzenie rezerwacji, przypomnienie przed wizytą i wiadomość po wizycie mają odrębne ustawienia. Zapoznaj się z trybem zatwierdzania i ograniczeniami pakietu.
„Zlecenia” obok przycisku nowej wizyty otwierają sprawy operacyjne. Otwórz właściwe zlecenie, sprawdź jego status i przypisanie. Błąd szczegółów wymaga ponowienia odczytu, nie utworzenia kopii.
„Optymalizacja tras” w menu kontekstowym pomaga przy wizytach mobilnych. Dotyczy wybranego dnia oraz dostępnych, nieprywatnych wpisów z podanym adresem. Wybór „Wyznacz trasę” przekazuje adresy do Google Maps; propozycja trasy nie zmienia godzin wizyt. Jedna trasa obejmuje do 20 adresów.
Gdy narzędzie nie daje oczekiwanego wyniku
Nie widzę narzędzia albo danych współpracownika
Sprawdź aktywną firmę i swój zakres dostępu z właścicielem. Uprawnienia do samego kalendarza nie dają automatycznie dostępu do CRM, HR lub finansów. Nie zmieniaj danych ani widoczności usługi jako obejścia.
Brak danych, ładowanie albo błąd
To różne wyniki. Poczekaj na zakończenie odczytu. Przy błędzie wybierz ponowienie i zachowaj datę oraz filtry. Nie uznawaj błędu za potwierdzenie braku wizyt lub spraw.
Dzwonek zgłasza błąd odczytu liczby powiadomień
Liczba jest wtedy nieznana, a nie równa zero. Otwórz powiadomienia i sprawdź wynik odczytu listy. Poczekaj na zakończenie odnowienia sesji; jeśli portal poprosi o logowanie, zaloguj się ponownie do właściwego konta i firmy.
Portal prosi o odświeżenie po aktualizacji
Otwarta wcześniej karta może używać poprzedniej wersji. W komunikacie wybierz „Wróć do formularza”, aby skopiować niewysłaną treść. Potem wybierz „Odśwież portal” i ponownie otwórz formularz lub plik importu. Treść nie jest automatycznie przenoszona przez odświeżenie. Przed kolejnym zapisem sprawdź, czy wpisy już powstały; nie ponawiaj całej partii w ciemno.
Wynik dotyczy innego dnia lub okresu
Sprawdź zakres w narzędziu i datę w kalendarzu. Po zmianie okresu rozpocznij nowe przygotowanie; nie stosuj wcześniejszej propozycji do obecnego dnia.
Nie wiem, czy zapis albo wysyłka się zakończyły
Najpierw odczytaj kalendarz lub historię wiadomości. Sprawdź liczbę zapisanych pozycji i komunikaty o częściowym wyniku. W zgłoszeniu podaj godzinę, nazwę narzędzia i kod zdarzenia, bez danych klientów.